Pro-Act^®

Logistieke- en zakelijke dienstverlening

Waar zit uw winst?

Als ondernemer verricht u een scala aan activiteiten voor een diversiteit aan klanten. Doordat de aard van de activiteiten, de gevraagde kwaliteit en customer service per klant verschilt, ontstaan er kostenverschillen per dienst en klant. Vaak blijven deze kostenverschillen voor ondernemingen verborgen. Pas als het rendement van de onderneming onder druk komt te staan wordt de behoefte aan inzicht groter. Kennis van de kosten van uw activiteiten en de kostenstructuur van uw diensten en klanten wordt dan een essentiële factor in het succes van uw onderneming.

Pro-Act^®

Pro-Act stelt u in staat in korte tijd uw kosten en winstgevendheid beter te begrijpen. U krijgt inzicht in de relatie tussen kosten, prestaties en winstgevendheid van processen, producten, diensten en klanten. Dit inzicht helpt u bij het identificeren van verbeterpunten in uw organisatie en het onderbouwen van uw strategische en operationele beslissingen. Volgens de methode van Activity Based Costing wordt in Pro-Act^® uw organisatie samengevat in 3 lagen (middelen, activiteiten en kostendragers), waarbij de relatie tussen de lagen volledig inzichtelijk blijft.

Middelen

Uw grootboekadministratie wordt gestructureerd samengevat onder de door u gedefinieerde middelen, zoals personeel, voertuigen en gebouwen. Hiermee is volledige aansluiting op uw financiële resultaat gewaarborgd.
Per middel geeft u via een verdeelsleutel aan welk aandeel van de kosten geconsumeerd wordt door een set van individuele activiteiten of ingezet voor een ander middel.

Afbeelding: Activiteitendefinitie en -toewijzing

Activiteiten & Kostendragers

U definieert activiteiten die eenvoudig worden gegroepeerd tot processen en procesgroepen. Daarnaast identificeert u in uw model de kostendragers die u onderscheiden wil. Dit kunnen diensten, klanten of zelfs supply chains zijn. Per activiteit geeft u aan voor welke kostendragers u deze uitvoert.
Met behulp van een verdeelsleutel, bijvoorbeeld orderregels of gesorteerde dozen, worden de kosten van de activiteit verdeeld over de klanten.

Flexibel importeren van gegevens

Kosten en hoeveelheidgegevens kunnen eenvoudig worden geïmporteerd en geplakt.
Ook is er een handige link met Pro-Formance^®,waarin gerealiseerde uren en aantallen worden geregistreerd en prestaties gevolgd.

Overzichtelijke rapportages

Zodra Pro-Act gevuld is met gegevens uit uw organisatie, beschikt u direct over uitgebreide cijfermatige en grafische rapportage-mogelijkheden op het niveau van kosten-dragers, processen, activiteiten en middelen.
De handige “drilldown” en “roll-up” functie biedt u de mogelijkheid om snel in te zoomen op het gewenste detailniveau.

Financiële indicatoren

Op basis van de door u ingevoerde gegevens in Pro-Act^® definieert u eenvoudig een aantal financiële indicatoren.
Zo heeft u snel inzicht in de kosten per eenheid van uw middelen (bijvoorbeeld voertuigkosten per uur). Daarnaast kunt u de kosten van procesgroepen, processen, activiteiten en business streams eenvoudig uitdrukken in een door u gekozen eenheid, bijvoorbeeld pallets of orderregels.

Afbeelding: Overzicht van kosten en opbrengsten per klant

Veelal vormt dit inzicht de basis voor de vergelijking van uw kostenstructuur met uw tariefstructuur per klant.
Activiteiten kunnen worden gegroepeerd in zogenaamde “Business Streams”.
U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken als u uw klanten zowel warehousing als transport diensten biedt met elk een afzonderlijk tarief.
Hiermee ontstaat snel een helder overzicht van de winstgevendheid per onderdeel alsook overall. In de figuur zijn warehousing-activiteiten voor klant B winstgevend en voor klant C verliesgevend. Voor transportactiviteiten geldt het omgekeerde.

Afbeelding: Overzicht van de totale kosten, opbrengsten en rendement per klant

Met Pro-Act^® heeft u een foto van uw organisatie gemaakt, waarmee u de verbeterpunten in uw organisatie of in uw tariefopbouw kunt aanwijzen.

Operationele indicatoren

Pro-Act^® biedt de mogelijkheid om een eigen set van operationele prestatie-indicatoren te definiëren. U geeft normwaarden in die u met uw klanten heeft afgesproken of die u gebruikt als benchmark. Uw werkelijke prestaties worden hiermee vergeleken. U bent vrij om de prestaties voor alle klanten of een gedeelte te bekijken. Operationele indicatoren kunnen worden gedefinieerd op het niveau van procesgroepen, processen en activiteiten.

Afbeelding: Overzicht van operationele prestatie-indicatoren per proces

Scenarioanalyse

Een belangrijke extra functionaliteit in de Advanced-versie is de scenarioanalyse. Door het gebruik van indexen rekent u snel het effect door van bijvoorbeeld een toename van de personeels- of brandstofkosten. Of u simuleert het effect van 20% meer ordervolume van een van uw klanten. Door de relaties die in uw model zijn gelegd, wordt feilloos het kosteneffect voor uw klanten, processen en benodigde middelen doorgerekend. Bovendien kunt u door het normeren van operationele prestaties en kosten van middelen simuleren waar u kunt besparen indien u de gestelde normen haalt: de scenarioanalyse helpt u bij het opstellen van uw offerte, openboek calculatie of Activity Based Budget!

Flexibel rapporteren

U definieert uw Pro-Act^® modellen lokaal: per vestiging, per periode etc. Om het totaaloverzicht van alle vestigingen en analyseperiodes te rapporteren, gebruikt u de reportviewer Pro-Report^®. U maakt eenvoudig en flexibel multi-dimensionale overzichten van uw organisatie op het gebied van winstgevendheid, kosten en financiële en operationele indicatoren.
De lay-out en inhoud van de rapporten zijn eenvoudig aan te passen door middel van “drag and drop” en het aanbrengen van filters.

Eenvoudig in gebruik

Pro-Act^® is een eenvoudig en gebruikersvriendelijk software pakket. Dankzij de Windows gebruikersinterface kunt u vanuit Pro-Act^® grafische en cijfermatige overzichten kopiëren voor gebruik in andere applicaties zoals MS Excel of MS Word. Pro-Act^® beschikt bovendien over een automatische import- en validatiefunctionaliteit, waarmee u het invoeren van financiële gegevens aanzienlijk kunt versnellen.
Door de flexibele structuur kunt u een eenmaal gemaakt model gemakkelijk uitbreiden of meer detailleren.

Pro-Act^® is compatible met alle versies van Windows.